Лейла Павлова: 12 стратагем для работы с китайскими фабриками

Стратагема №1. Учитывайте особенности менталитета.

Ваша компания привыкла закупать товар у европейских производителей и в силу различных причин решила работать с Китаем? Обязательно необходимо изучить психологию и менеджмент китайских предпринимателей, разница менталитета между нашими странами очень большая. Понимая, как выстраивать отношения, вы совершите меньше ошибок и понесете меньше потерь.
Вы и фабрика преследуете две цели:
1) заработать деньги;
2) выстроить долгосрочные отношения.
Разница лежит в используемых тактиках и стратегиях, которые в китайской культуре изложены в древнекитайском военном трактате «Тридцать шесть стратагем»*. Собираясь в Китай, изучите стратегию будущего партнера.
Лейла Павлова:
«Управление товаром – это всегда сложно. Управление при работе с Китаем – это очень сложно. Мы очень разные. Китайцы понимают, что фабрик с каждым годом становится всё больше. Очень многие производители оказываются заинтересованными в долгосрочных отношениях. Правила, традиции, манера принятия решения, и многое другое вы увидите в «Тридцати шести стратагемах», которые учат науке побеждать. Каждому, кто намеривается вести отношения с Китаем, следует ознакомиться с этими стратагемами».

Стратагема №2. Совместите посещение выставки и производства.

Планируя поездку на китайскую выставку, добавьте еще неделю на посещение производства. Прогулявшись по экспозиции и подобрав необходимые вам каталоги, отправляйтесь на заинтересовавшие вас фабрики. Пообщайтесь с владельцем, уточните, есть ли на заводе лаборатория по контролю качества, технологи, дизайнер. Обязательно попросите провести подробную экскурсию с возможностью изучить весь цикл производства и познакомиться с системами контроля качества.
Лейла Павлова:
«Вы должны понять, что из себя представляет фабрика, как она работает, какими технологиями обладает. Посмотреть весь производственный цикл, изучить, как устроены лаборатории, как работает контроль качества. Обратите внимание на культуру производства. И самое главное у вас будет возможность посмотреть насколько гибкий менеджмент данной фабрики. Я всегда обращаю внимание какой у фабрики пол, как на нем стоит оборудование. Высококачественные полы – определенный показатель уровня фабрики».

Стратагема №3. При работе с китайской фабрикой не ждите стандартов – создавайте собственные.

В отличие от Европы, в Китае отсутствует «обертка продаж». Не ждите товарного маркетинга, разработанной упаковки, грамотных инструкций и прописанных стандартов. Ни на одной фабрике, ни для одного товара нет такого понятия, как стандарт. Существуют лишь последовательность производства и последовательность размещения заказа.
Лейла Павлова:
«Вы должны четко знать, какую продукцию собираетесь заказать: как будет выглядеть товар, сколько он будет весить, какие у него будут габариты, какие размеры. Например, если мы покупаем «тряпочку» для производства игрушек, мы должны продумать, чем она будет пропитана, из какой ткани сделана, учесть аллергенный момент. Для этого вы сами подготавливаете требования и стандарты и отправляете их на фабрику. Все ваши пожелания оформляются техническим заданием по каждому артикулу. Если вам удобно в оптовой упаковке разместить 10 единиц товара, это закрепляется правилом для производства и упаковки по данному артикулу».

Стратагема №4. Детально разработайте договор о намерениях.

Основные документы закупки: технический лист, несколько видов фотоотчета (производства, поставки товара), контракт, утвержденная совместно форма инвойса и договор о намерениях. Именно договор о намерениях станет вашей главной страховкой от грядущих неприятностей. Данный документ на этапе переговоров помогает узнать серьезность фабрики в долгосрочных отношениях с вами, как клиентом. Достаточно часто фабрика готова компенсировать брак по цене закупки, но при этом производитель не учитывает расходы клиента на поставку товара в РФ. В КНР действует четкая негласная установка, согласно которой китаец не может быть неправ перед иностранцем, доказывать свою правоту в суде бесполезно. Однако в китайской бизнес-этике существует понятие, которое можно выразить фразой «за слова отвечаю», но эти слова должны быть закреплены на бумаге. Договор о намерении следует составлять максимально скрупулёзно, пошагово.
Лейла Павлова:
«После подписания договора о намерении, ваш партнер отдает отчет во всех последовательных действиях, которые он будет предпринимать в отношении вашего бизнеса. Их соблюдение будет четким, китайский партнер будет отвечать за слова, под которыми поставил подпись».

Стратагема №5. Пропишите техническое задание для своего заказа.

В технологическом листе/техническом задании, которое станет первым пунктом договора о намерении, следует максимально точно прописать параметры веса, сочетания цветов, наполнение, стоимость, как и сколько времени изделие должно функционировать, прочие характеристики. Крайне важно, чтобы эта информация была прописана с учетом партии товара и артикула. Учитывайте особенности своего товара и ваших продаж. Если на одной полке может стоять товар из разных партий, цветовой оттенок внутри товарной линейки должен совпадать.
Лейла Павлова:
«Российские предприниматели не ангелы. Обычно со второй партии они начинают торговаться и требовать скидку. Скидку вам, возможно, предоставят, но упущенную выгоду постараются компенсировать за счет качества товара. В результате, пятая партия будет мало напоминать первую. Технологический лист в договоре о намерениях – это четкое понимание того, какую цену, за какое изделие, по какому артикулу и в какой партии вы оплатили».

Стратагема №6. Смиритесь с предоплатой.

Еще одно явление, которое напрочь отсутствует для китайских производителей – постоплата. Китайский завод не начнет выполнять ваш заказ, пока вы не осуществите платеж. Оплата в период производства может начинаться от 10 %, но на момент отгрузки товара вы должны заплатить все 100 % стоимости.
Лейла Павлова:
«Итак, вы вносите 100 % оплаты на фабрику, у которой нет стандартов. Осознайте это. Теперь хорошая новость: китайцы будут следовать поставленной им задаче, главное, чтобы эта задача была сформулирована максимально четко. Любое разночтение китайский партнер использует в свою сторону».

Стратагема №7. Разработайте единую форму инвойса.

Если в Китае вы работаете с несколькими производителями и заказываете несколько видов товара, разработайте единую форму инвойса для всех партнеров. В инвойсе укажите параметры, влияющие на сроки, цены и качество: дата поступления платежа должна соответствовать дате начала производства и соответствовать срокам отгрузки. Если у вас «сложный» товар, обязательно зафиксируйте комплектующие и их проценте на объем заказанной партии.
Лейла Павлова:
«Это поможет избежать путаницы, траты времени и усилий на мелочи. Документы по ВЭД очень тщательно проверяют в банке и во время процедуры таможенной очистки. Доносите это знание до китайского производителя. Разрабатывая и внедряя стандарты в постоянный документооборот, вы экономите временные ресурсы своих сотрудников. Приучаете своего партнера-производителя к единым стандартам и последовательности в работе. Это существенно упростить вам жизнь».

Стратагема №8. Проведите контроль качества на трех стадиях.

Вы должны четко понимать, как и по каким параметрам будете проводить контроль качества, кто его будет осуществлять: лично вы, сюрвейер или торговый агент. Лейла Павлова советует осуществлять контроль на трех стадиях: закупка компонентов для производства, момент готовности и момент загрузки.
Лейла Павлова:
«Я брала партию готового товара, технологический лист, ехала на фабрику конкурента и проводила тест в его лаборатории. Затем требовала компенсацию за все отклонения от прописанных характеристик».

Стратагема №9. Пропишите правила загрузки контейнера.

При отправке груза в Европе существует годами отработанная система: крепления, фиксирование груза в машине, правила безопасности доставки, стандарты упаковки и так далее. В Китае ничего подобного нет. Вы должны объяснить, как следует загрузить товар в контейнер, учесть уязвимость нижнего яруса и товара, расположенного у стенок, проговорить разные виды перекладывания и прочие детали. Должна быть четкая инструкция по загрузке вашего контейнера и фотоотчет загрузки. Так же на своем складе клиент готовит зеркальный фотоотчет – выгрузка контейнера.
Лейла Павлова:
«Я еще очень люблю термин «тренировочный контейнер». Обычно я прошу китайцев проверить, какой точный объем заказанной партии товара, как его загружают, остается ли в контейнере «воздух». Потому что, когда приходит контейнер, становится безумно обидно платить за пустое место».

Стратагема №10. Разделите затраты на оформление сертификатов.

Если вы работаете с производителем постоянно – можете переложить на него часть расходов по оформлению разрешительных документов. Производители на это идут, это воспринимается как бонус, гарантия сохранения выгодного стабильного сотрудничества.
Лейла Павлова:
«В Москве находится порядка 25 разрешительных органов, которые делают весь пакет документов. Чаще всего его оформлением занимается ваш таможенный брокер. В среднем на оформление уходит 2-3 недели. Учитывайте это, ведь без документов вы не сможете растаможить товар».

Стратагема №11. Не экономьте на страховке.

У россиян на ментальном уровне заложено пренебрежение страховкой. Помните, что потраченные 200 страховых долларов, компенсируют вам ущерб в несколько тысяч. Во время транспортировки груз подвергается множеству рисков: от механических повреждений до элементарного воровства. После получения товара не забудьте составить акт приемки товара и фотоотчет.
Лейла Павлова:
«Жадный платит дважды. Потраченные 200$ на страховку груза в контейнере –ваша гарантия и компенсация на все случаи при поставке товара. Лет 10 назад в России было очень «модно» срезать петли и вытаскивали товар. Петли потом приваривали обратно и к заказчику приезжал пустой контейнер с неповрежденной пломбой. Я столкнулась с подобной ситуацией, и тогда страховка покрыла ущерб в 15 тысяч долларов. Эти затраты можно компенсировать при оптимизации бизнес-процессов по ВЭД».

Стратагема №12. Компенсация брака по цене закупки приносит клиенту ощутимый убыток.

При налаженных бизнес-отношениях китайские фабрики соглашаются выплатить компенсацию брака по стоимости закупки товара. Вам следует учесть тот факт, что ценообразование товара состоит из нескольких видов платежей: транспортировку, прохождение таможни, место на складе. Разговаривая о компенсации брака – уточните виды платежей. Заранее договоритесь с партнером, что эти расходы будут входить в стоимость компенсации.

Лейла Павлова:
«Выстраивайте компенсацию исходя из коэффициента оборачиваемости партии, расходов на доставку и таможню и стоимости товара. На единицу товара формируется специальная цена для компенсации. Маркировка, на каждом товаре, который к вам пришел, должна включать дату производства или номер партии, информацию о том, когда его загрузили и когда он доехал. Зафиксируйте правила компенсации брака в договоре о намерениях. Зафиксируйте, есть ли допустимый процент брака на партию. Нет такого производства, которое работает без брака, есть проблема управления ситуацией, когда вы получили бракованный товар».

Детально проработанный договор о намерениях, изучение производства, контроль качества товара на разных стадиях, страховка груза и понимание менталитета – это те базовые элементы, которые помогут вам построить долгосрочные и взаимовыгодные отношения с китайскими производителями.

*Стратагема — просчитанная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи или достижение неявной цели с учётом психологических наклонностей объекта и других особенностей ситуации.

Лариса Сахарова,
журналист группы порталов «Сегмент.ру».