Электронная почта как инструмент коммуникаций в компании

Александр Смирнов, руководитель проектного офиса:  Электронная почта минимизирует потери времени на обработку сообщения – каждый получатель тратит времени столько, сколько необходимо для обработки информации с учетом его индивидуальных особенностей.

На мой взгляд, электронная почта как инструмент коммуникаций, часто недооценивается и используется неправильно. Как сказал однажды мой знакомый топ-менеджер, утонувший в сообщениях электронной почты: «Функцию «Ответить всем» в Outlook следовало бы сделать платной…"

Я считаю электронную почту одним из лучших способов для коммуникаций в проекте по следующим основным причинам:

• Скорость доставки информации;
• Независимость от занятости любого из получателей информации в момент отправки сообщения;
• Фиксация даты и времени отправки, сохранение истории переписки;
• Возможность применения дополнительных способов отслеживания сообщения (уведомление о доставки, о прочтении);
• Одинаковый исходный текст сообщения для всех получателей;
• Гибкость при формировании сообщения (отправитель может находиться в любом месте и отправить сообщение в любое удобное время);
• Возможность сортировки сообщений, быстрого поиска;
• Возможность использования кнопок голосования с целью получения согласования или выбора альтернативы;
• Возможность приложить дополнительные материалы.

Некоторые считают основным недостатком электронной почты невозможность передать эмоции… Они просто не в курсе возможности вставлять текст сообщения смайлики или картинки и выделять цветом, а также различными шрифтами текст сообщения.

Какие же минусы у доставки информации посредством электронной почты? Их не так много:

• Возможна задержка обратной связи;
• Сложности с обсуждением темы сообщения (если сообщение предполагает обсуждение).

Все прочие способы коммуникаций, на мой взгляд, более трудозатратны по времени и усилиям, больше искажают исходную информацию, и менее удобны с точки зрения основной функции коммуникаций, а основная задача коммуникаций это все-таки обмен информацией. Электронная почта минимизирует потери времени на обработку сообщения – каждый получатель тратит времени столько, сколько необходимо для обработки информации с учетом его индивидуальных особенностей. Прочие способы передачи информации, такие как личная встреча, телефонный звонок или веб-конференция более трудозатратны, и информация больше искажается во время передачи сообщения.

Поэтому я считаю, что электронная почта в компании должна использоваться максимально активно, но – по делу. Если ставить в поле «Получатели» 30 человек, а в письме спросить каждого, что он думает по этой теме, переписка превратится в информационную свалку, особенно если среди получателей окажутся чересчур общительные и креативные сотрудники, к тому же предпочитающие кнопку «Ответить всем» (которая пока еще бесплатна!).

Простые правила, которые предлагаются к применению в целях повышения эффективности коммуникаций в компании с помощью электронной почты:

1. Ставьте в поле «Получатели» только тех адресатов, кому это реально нужно. Если Вы не уверены, нуждается ли адресат в Вашем сообщении или Ваше сообщение не адресовано к нему лично, поставьте его в поле «Копия» или совсем исключите из сообщения.

2. Пишите во возможности кратко, лаконично. Не прикрепляйте слишком много файлов к сообщению. Размер сообщения должен оставаться в разумных пределах. Если вложение объемное, лучше выложить его на корпоративный портал и прислать ссылку.

3. Не злоупотребляйте значком «Высокая важность». Впрочем, секретари, ставящие этот значок в настройках Outlook по умолчанию для каждого письма, давно дискредитировали сам принцип фильтрации писем по важности.

4. Сделайте удобную именно Вам структуру для распределения писем в почтовой программе.

5. Настройте автоматическое перемещение писем от определенных адресатов либо содержащих определенные слова в теме в папки, которые Вы не будет читать постоянно. Я, например, использую кроме папки «Спам» еще и таким папки для автоматического сбора писем, как «Корпоративная информация», «Технический спам». В первую папку попадают рассылки службы персонала о днях рождения сотрудников, об организации экскурсионных туров и т.д. В папку «Технический спам» попадают уведомления от почтового клиента, такие как «Приглашение принято», «Ваша заявка находится на рассмотрении» и подобные им.

6. Используйте группы контактов для рассылок. Outlook, например, позволяет создать группы контактов из контактов, находящихся в адресной книге. Сделайте группы контактов один раз, и Вам не придется каждый раз, делая рассылку, вспоминать, кому нужно направить сообщение. Группы можно создавать по различным признакам (подразделения, проекты, интересы и так далее). Примеры групп контактов: «Бухгалтерия», «Топ-менеджеры», «Участники обучения работе в Excel», «Команда проекта внедрения SAP», «Участники еженедельных встреч по проекту Реорганизация склада». Используя группы контактов, Вы никогда никого не забудете и наоборот, не отправите лишнее письмо.

7. Отключите напоминания о пришедших письмах и тем более всплывающие окна, не только на рабочем компьютере, но и на планшете, и на телефоне (если там подключена рабочая почта). Проверяйте почту не каждые 10 минут, когда вылетает окно оповещения в Outlook, а 2 раза в день, запланируйте время для этого в календаре.

8. Если сообщение предполагает обсуждение, и оно становится слишком бурным, прекратите обсуждение по почте и назначьте совещание по данному вопросу.

9. Используйте шаблоны сообщений для часто повторяющихся писем. Эти шаблоны можно забить в почтовую программу (например, в Outlook шаблоны находятся в меню «Подписи») в следующем виде:

«Уважаемые коллеги, добрый день!
Направляю Вам на согласование _________ (название документа). Все вопросы, предложения или замечания просьба направлять мне по электронной почте. В случае отсутствия от Вас замечаний до 14:00 _____ (дата) документ будет считаться согласованным Вами.

С уважением,
Иванов И.П.»

В таком случае каждый раз, когда Вам будет нужно направить документ на согласование, вы просто выбираете подходящий шаблон, прикрепляете сам документ или ссылку на него, заполняете пропуски, и отправляете адресатам. По мелочам сэкономленного времени набирается очень много?

Безусловно, в некоторых случаях личная встреча – совершенно необходимый вид коммуникаций. Например, для принятия решения по кандидату, собеседование face-to-face необходимо, так как ни резюме, ни собеседование по скайпу не дадут полного представления о личности кандидата. Однако такие ситуации, требующие проведения личных встреч, составляют не более 20%. Во всех прочих случаях использование электронной почты, на мой взгляд, является предпочтительным, и может сэкономить Вам время и повысить эффективность коммуникаций.

Источник: Деловой мир