Если не возвращают обеспечительный платёж после аренды

Решение переехать из одного арендованного помещения в другое может стоить немалой суммы и нервов из-за поведения бывшего арендодателя.

Обеспечительный платёж при аренде — это деньги, которые арендодатель получает как страховку: если от помещения останутся руины, платёж это компенсирует. Проблема в том, что съёмщику трудно вернуть платёж при выезде. Разбираются, как это сделать, эксперты Артём Бондаренко, юрист, партнёр консалтинговой группы «Эталон», и Павел Мищенко, юрист, основатель «Рунетлекса», автор канала на ютубе и телеграм-канала о понятном договоре. Записали Анна Моисеенко, Ольга Ткачёва, редактор и Тоня Сергеева, шеф-редактор издания «Дело Модульбанка».

Что такое обеспечительный платёж

Компания вносит обеспечительный платёж, когда арендует помещение. Другое его название — страховой депозит, или гарантийный платёж.

Обеспечительный платёж — деньги, которые защищают арендодателя от внезапных проблем. Вдруг компания устроит корпоратив с фейерверками, съедет рано утром и откажется ремонтировать офис. Тогда владелец отремонтирует офис за деньги из обеспечительного платежа, а свои не потратит.

Обеспечительный платёж описывает ст. 381.1 Гражданского кодекса РФ.

По закону так:

• обеспечительный платёж покрывает убытки арендодателя, которые появились из-за нарушения договора; 
• если компания не нарушила договор и срок договора закончился, арендодатель возвращает обеспечительный платёж.

В законе нет требований к обеспечительному платёжу. Потому в законе есть фразы «может быть» и «если иное не предусмотрено».

Закон разрешает компании и арендодателю самим договариваться об условиях платежа. Главное — зафиксировать условия в договоре. Например, можно прописать право арендодателя вычитать из обеспечительного платежа штрафы, если помещению причинён ущерб. А можно и просто прописать штрафы без обеспечительного платежа. Тогда выплатит ли их арендатор — на его совести.

Если договор позволяет, обеспечительный платёж можно не вносить. Допустим, компания залила офис. Тогда арендодатель вправе подать в суд и отсудить возмещение убытков. Поэтому можно не тратить время на описание платежа в договоре, суд заставит компенсировать убытки. Или не заставит.

В договор можно включить условие о том, что платёж засчитывается в аренду, — тогда возвращать деньги не нужно.

Будет ли обеспечительный платёж и какой, решают стороны. Закону всё равно.

Почему сложно вернуть платёж

Почти все арендодатели требуют обеспечительный платёж, когда сдают помещение. Сумма привязывается к арендной плате: например, обеспечительный платёж равен арендной плате за два месяца.

Компания платит в расчёте, что будет аккуратно снимать помещение и вернёт эти деньги. Но вернуть не получается: арендодатель уже потратил эти деньги, поэтому ищет повод отказать в выплате.

Самые частые предлоги

• Компания нарушила договор, не предупредив арендодателя. По договору менять что-либо без согласия арендодателя запрещено — значит, компания нарушила договор.
• Компания просрочила оплату или не оплатила аренду за некоторые месяцы.
• Компания фактически выехала, а по бумагам — нет. Получается, компания всё ещё снимает офис и должна за него платить.
• На стенах появились трещины, вытерся ламинат, кондиционер не работает.
• Компания не согласна получить деньги за вычетом штрафов. Например, в договоре прописано, что за просрочку оплаты арендодатель может взимать штраф прямо из обеспечительного платежа. Несколько раз компания оплачивала аренду спустя 510 дней после прописанного в договоре срока, арендодатель взимал за это штраф из обеспечительного платежа.

Это не весь список, предлогов может быть в два раза больше. Всё сводятся к одному: арендодатель считает, что съёмщик нарушил договор или принёс убытки. У съёмщика не хватает доказательств того, что он всё сделал правильно. Арендодатель это знает и пользуется этим. Такие споры часто доходят до суда.

Собрать аргументы в свою пользу реально. Для этого надо правильно заехать и выехать, прописать в договоре условия платежа.

Условия возврата платежа

Если арендодатель требует обеспечительный платёж, он пишет о нём в договоре аренды. Часто это общие фразы.

Общие формулировки арендодатель может трактовать в свою пользу, поэтому лучше чётко описывать, как пользоваться платежом.

Примеры формулировок

• Арендодатель обязан вернуть обеспечительный платёж в течение 10 дней с момента прекращения срока действия договора, в том числе в случае досрочного расторжения договора.
• Арендодатель обязан по требованию арендатора зачесть обеспечительный платёж в счёт арендного платежа за последний месяц использования помещения.

Условия платежа могут быть любыми, они зависят от особенностей компании. Одной компании удобнее перед отъездом внести арендную плату, но получить обеспечительный платёж. Другой удобнее не тратить живые деньги — пусть платёж остаётся у арендодателя, и это будет арендной платой.

Где фиксировать факт возврата обеспечительного платежа, закон тоже не говорит. На практике это часто пишут прямо в самом акте приёма-передачи.

Описание помещения до аренды

Компания обязана вернуть помещение в таком же виде, как сняла, с учётом износа. Это требование ст. 622 ГК РФ.

По правилам ст. 622 ГК нормальным износом будет считаться такой, на который не мог повлиять съёмщик. Например, выцветание обоев от солнечных лучей, обесцвечивание окраски стен, пола и потолка, наличие вытертых мест от стульев.

В суде можно решить вопрос о превышении уровня нормального износа, если известно состояние имущества до начала действия договора аренды и при возврате его арендатору. Тут поможет подробное описание помещения в договоре на момент его заключения. Без описания арендодатель может утверждать что угодно.

Юридически описание помещения называется актом осмотра. Официального шаблона нет, можно писать что угодно.

Рекомендуемые пункты:

• дата осмотра; 
• полный адрес помещения; 
• кто осматривал; 
• замечания к помещению; 
• подписи всех, кто был на осмотре.

Как описывать недостатки помещения, в законе не сказано. Совет — описывать подробно и с фотографиями. Описание можно добавить в акт приёма-передачи или в сам договор, отдельный документ для этого не обязателен.

Раз директор заметил недостатки, он описывает их в акте осмотра. Можно так и писать: «Залит левый верхний угол». К словесному описанию надо приложить фотографию — это поможет доказать свою правоту.

На акте осмотра должна быть подпись арендодателя. Его подпись подтверждает: «Я видел недостатки помещения, с описанием и фотографиями согласен».

Бывает, что арендодатель устно соглашается с описанием, а подписывать акт отказывается.

Он может сказать:

• «Это естественный износ, ничего страшного»; 
• «Да-да, это я помню, при выезде поговорим»; 
• «Я не обращаю на это внимания, сдавать офис не мешает».

Сейчас он не обращает внимания на потёртые обои, а при выезде обратит — и под предлогом ремонта заберёт обеспечительный платёж. Единственный способ избежать риска — получить подпись на акте.

Письменное согласие на ремонт

На любые изменения надо получать письменное согласие арендодателя. Письменное согласие не прямой способ защиты и не застрахует на 100% от удержания обеспечительного платежа по какой-то другой причине, но защитит от возможных претензий после окончания договора аренды и подписания акта приёма-передачи помещения по поводу ремонта. А значит, риск удержания обеспечительного платежа будет ниже.

Чтобы подстраховаться, на любые изменения надо брать разрешение.

Условие досрочного переезда

Компании может надоесть офис или она найдёт офис с лучшей ценой, и тогда захочется съехать. Просто так съехать раньше срока нельзя.

Если компания подписала договор аренды, прежде чем съезжать, надо проверить условия досрочного переезда. Возможно, их там нет.

Без условий в договоре выезжать по своему желанию нельзя. Иначе арендодатель получает право забрать обеспечительный платёж в счёт штрафа.

Если условий нет, а надо съехать, есть два варианта. Первый — найти законные причины и обосновать их в суде.

Причины описывает ст. 620 ГК РФ:

• арендодатель мешает использовать помещение; 
• у помещения есть недостатки, о которых арендатор не знал; 
• арендодатель не делает капитальный ремонт, хотя обязан по договору; 
• помещение в непригодном состоянии, и арендатор в этом не виноват.

Второй способ — не съезжать раньше срока.

Если в договоре нет условий досрочного выезда, можно попробовать их включить.

Пример: «Арендатор вправе в одностороннем порядке отказаться от договора, если предупреждает арендодателя за месяц».

Документы для переезда

Во всех договорах аренды есть пункт с таким смыслом: компания перед отъездом должна подписать у арендодателя акт осмотра и приёмки помещения. Акт подтверждает, что с помещением всё в порядке и компания выполнила обязательства.

Пока нет акта, аренда действует, и за неё надо платить.

У арендодателя есть хитрости, чтобы искусственно продлевать аренду.

Самые частые хитрости:

• он говорит, что не может приехать на осмотр помещения, потому что в отпуске или командировке; 
• он приезжает на осмотр, но не принимает помещение; 
• говорит, что здесь разруха и, пока компания не сделает ремонт, он не подпишет акт.

Компания может плюнуть и съехать: договор закончился, арендную плату она выплатила. Нет способа на 100% избежать искусственной задержки, но можно кое-что попробовать: включить в договор обязанность арендодателя принять помещение, если арендодатель разрешает менять договор.

Обязательства арендодателя для договора

• Арендодатель обязан принять у арендатора помещение по акту приёма-передачи помещения. 
• Арендодатель не вправе уклоняться от подписания акта приёма-передачи помещения, в том числе отказываться от подписания акта из-за ненадлежащего состояния помещения, переносить сроки осмотра помещения. 
• Если помещение находится в ненадлежащем состоянии в момент передачи, стороны фиксируют его состояние в акте осмотра помещения. 
• Акт осмотра становится неотъемлемой частью акта приёма-передачи помещения. Если арендодатель уклоняется от подписания акта приёма-передачи помещения, арендатор вправе подписать акт в одностороннем порядке. Такой акт является надлежащим и подтверждает прекращение использование помещения арендатором.

Важно пригласить арендодателя на осмотр помещения, когда заканчивается срок аренды. Приглашать надо так, чтобы остались доказательства приглашения.

Алгоритм осмотра

• Например, отправить приглашение заказным письмом «Почтой России» или курьером, который возьмёт подпись у арендодателя за доставку.   
• Лучше пригласить на осмотр управляющую компанию или независимых экспертов по оценке нежилого помещения.   
• Эксперт или сотрудник УК фиксируют состояние помещения и оценивают, какие изменения появились из-за естественного износа, а за какие отвечает компания.   
• Осмотреть помещение и подписать акт. По итогам осмотра может быть один или два акта.   
• Акт осмотра — документ с перечислением: вот тут трещина, тут окно не закрывается, а с полом всё в порядке.    
• В акт приёма-передачи помещения — арендодатель подтверждает, что забирает помещение.   
• В законе нет требований к количеству и формату актов. Можно описать всё в одном: помещение выглядит так, арендодатель его принял. Главное, чтобы в акте была фраза со смыслом: «Арендатор сдал помещение, арендодатель — принял».    
• В идеальном случае акты подписывают все: компания, независимый эксперт или сотрудник УК, арендодатель. Если арендодателя нет, акт осмотра вправе подписать эксперт / сотрудник УК и компания, акт приёмки — компания. 
• Желательно в процессе вести фото- или видеофиксацию процесса оценки.     
• Отправить подписанный акт арендодателю. 
• Если он не приехал на осмотр или приехал, но отказывается подписывать акт — пусть так. У компании есть доказательства, что она пыталась съехать.    
• Чтобы арендодатель понял, что дело серьёзное, надо отправить акты с подписями от себя и экспертов. Отправлять лучше курьером или заказным письмом.    
• Подтверждение отправки не выкидывать — пригодится для спора с арендодателем.

Что дальше

Если выехали, напомните арендодателю о платеже. Можно напомнить по телефону, а можно отправить письмо с просьбой на почту.

Если арендодатель отказывается возвращать деньги, надо готовиться к спору.

Для спора компания собирает:

• акт осмотра помещения до аренды и после; 
• подтверждение отправки акта, если арендодатель отказался его подписывать; 
• приглашение на осмотр помещения и подтверждение отправки приглашения; 
• заключение независимого эксперта или работника управляющей компании (с помещением после аренды всё в порядке, только естественный износ); 
• выписки со счёта, которые показывают, что компания вовремя платила аренду; 
• письменное согласие арендодателя на ремонт, если компания его делала; 
• договор аренды с условием об обеспечительном платёже; 
• копия предупреждения, что компания съезжает; 
• письменное требование выплатить обеспечительный платёж.

С такими документами можно готовить досудебную претензию.