Актуально из-за цен на бумагу, но оцифровывать смогут не всё и не все

Законопроект о переходе компаний на электронный документооборот приняли в среду в Госдуме в первом чтении. Изменения призваны сократить эти издержки на архивное хранение бумажных документов.

Проект, разработанный Минэкономики, предусматривает внесение изменений в закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и в другие акты РФ.

Чем вызвано появление проекта:

• масштабным переходом госорганов и хозяйствующих субъектов на «цифру»; 
• ростом объёма документов в компаниях; 
• необходимостью оптимизировать бизнес-процессы и сократить издержки из-за хранения и обработки бумажных документов.

В настоящее время максимальный срок хранения документов — например, трудовых договоров, служебных контрактов, гражданско-правовых договоров и многих других — может достигать 75 лет. Расходы крупных компаний на логистику и аренду в некоторых случаях могут доходить до 500 млн – 1 млрд руб. в год.

Владислав Федулов, замглавы Минэкономики

Из пояснительной записки к документу:

• величина таких затрат у Сбербанка составляет 2,5 млрд ₽ в год; 
• у операторов связи — 16 млн ₽, у клиентов операторов электронного документооборота — до 4 млн ₽.

Законопроект содержит требования к конвертации и созданию дубликатов документов, а также нормы, регулирующие порядок хранения электронных документов (в том числе архивных).

Чего требует законопроект:

• при конвертации должна сохраняться и структура (последовательность данных), и содержание документа; 
• итоговый документ должен быть закреплён усиленной электронной подписью лица, производившего конвертацию;
• помимо использования усиленной квалифицированной электронной подписи, создание дубликатов будет возможно только при участии всех, кто подписал документ в бумажном виде, или организаций, получивших специальную лицензию;
• вводятся особые, более строгие требования к процедуре в отношении отдельных категорий документов.

Документ предусматривает запрет на создание равнозначных электронных и материальных дубликатов для ряда документов.

Запрещено оцифровывать:

• документы, содержащие гостайну; 
• документы Архивного фонда РФ; 
• документы, удостоверяющие личность; 
• иные документы, создание электронных и материальных дубликатов которых запрещено федеральными законами.

При соблюдении условий хранения электронных дубликатов срок хранения бумажного оригинала можно сократить до одного года.

Вместе с тем, корректировки законопроекта относительно банковской тайны, фактически лишают кредитные организации возможностей, создаваемых новыми нормами.

Почему не подойдёт банкам:

• проводить конвертацию и создавать электронные дубликаты документов банки смогут только совместно со всеми подписавшими исходный документ; 
• подписывать документы необходимо усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП); 
• банкам запрещено нанимать специализированные организации, которые оцифровывают документы из-за банковской тайны.

По словам замгендиректора АНО «Цифровая экономика» Дмитрия Тер-Степанова, законопроект особенно актуален в нынешней ситуации роста затрат на бумагу.