Что такое отказное письмо и как узнать, нужно ли оно

По закону продавцы не обязаны оформлять отказные письма, но маркетплейсы просят это делать, причём заранее.

Что это такое

Чтобы продавать товары на маркетплейсах, нужно доказать, что продукция безопасна для людей, животных и природы. Для этого нужно получить один из документов: сертификат соответствия, декларацию соответствия или отказное письмо.

Сертификат соответствия можно получить только после экспертизы производственных процессов и тестирования образцов. Для декларации соответствия и отказного письма по закону хватит и документальных проверок.

Итак, отказное письмо подтверждает, что для продажи товаров на маркетплейсах не нужно получать сертификаты и декларации.

Как узнать определённо

Есть два способа узнать, какой именно документ оформлять перед выходом на  маркетплейсы.

Можно обратиться за помощью в орган по сертификации. Но лучше отправить запрос в две-три организации, чтобы точно не допустить ошибки.

Можно самостоятельно проштудировать регламенты. Первым делом — изучить технические регламенты Таможенного союза. Если не нашли в нём свою группу товаров, тогда перейти к перечням продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия.

Если конкретная продукция окажется в регламентах или перечнях — там будет указано, оформлять ли на неё сертификат или декларацию

Если конкретного товара нет ни в регламентах, ни в перечнях, то  чтобы продавать его на маркетплейсах, хватит и обычного отказного письма.

Примеры такой продукции:

• канцелярские товары и бумага; 
• бижутерия; 
• резинки и заколки для волос;
• ёлочные игрушки; 
• сувениры; 
• искусственные цветы; 
• садовый и спортивный инвентарь.

Если не получить отказное письмо

По закону продавцы не обязаны оформлять отказные письма, но маркетплейсы просят это делать, и заранее. По требованию покупателей или контролирующих органов площадка может запросить у селлера документы, которые подтверждаю качество продукции.

Если не прислать документы в течение трёх дней, карточки товаров скроют, а продавцу придётся возмещать убытки и издержки. В худшем случае могут заблокировать аккаунт продавца.

Как получить отказное письмо

Если товар производит российская компания, то отказное письмо должен предоставить производитель.

Если товар производит зарубежная компания или сами продавец, то нужно обратиться в аккредитованный сертификационный центр.

Часто список документов такой:

• заявление (пример предоставит сертификационный центр); 
• название, реквизиты, юридический адрес и ФИО руководителя компании (или реквизиты и ФИО ИП), причём часто достаточно учредительных документов;
• наименование товаров и коды ТН ВЭД и ОКПД 2;
• техническое описание и фото товара.

Как выглядит отказное письмо

Единого бланка нет.

Что точно должно быть в письме:

• название и реквизиты организации, которая выдаёт документ;
• название ООО или ФИО ИП;
• исходящий номер письма и дата составления;название продукции, коды ОКП или ТН ВЭД;
• информация о том, что для товара не нужны сертификаты и декларации; 
• это подтверждается упоминанием конкретных регламентов и постановлений.

Нужно ли менять или продлевать

Отказное письмо оформляется бессрочно, продлевать его не нужно.

Когда придётся оформить новое:

• изменилось юрлицо;
• изменились регламенты и постановления, упомянутые в отказном письме, а перепроверять их лучше раз в год;
• расширяется ассортимент — например, в продаже теперь не только ёлочные игрушки, но и подарочные сувениры.