Как безопасно перечислять деньги самозанятым

При сотрудничестве с самозанятым выплачивать ему вознаграждение можно разными способами.

Ниже — как безопасно переводить средства и что указывать в назначении платежа.

Способы выплаты

Заказчики могут выплачивать вознаграждение самозанятому:

наличными; переводом на карту или электронный кошелёк; через специальные сервисы или платформы сотрудничества с плательщиками налога на профдоход.

Наличными

Если заказчик сотрудничает с исполнителем лично, он может выдать ему вознаграждение наличными. При этом в момент передачи средств самозанятый должен сформировать и передать заказчику чек.

Например, в офисе компании сломалась микроволновка. Для починки вызвали мастера-самозанятого. Стоимость услуги составила 3000 ₽. Договор не заключали, так как сделка исполняется в момент совершения (статья 159 ГК).

После ремонта бухгалтер оплатил услуги мастера из кассы. Самозанятый на месте сформировал чек в приложении «Мой налог» и отправил его бухгалтеру на электронную почту. Дополнительно стороны подписали акт оказанных услуг.

Затем бухгалтер может включить 3000 ₽ в расходы для уменьшения налогооблагаемой базы. Также на них не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы.

Безналичным способом

Компании и предприниматели не могут перечислять вознаграждение по номеру карты или на счёт по реквизитам исполнителя.

Обычно юрлица переводят оплату на банковский счёт самозанятого, к которому привязана его банковская карта. При переводе по номеру карты выше вероятность, что у банка возникнут вопросы к платежу. Он может запросить документы, которые подтверждают сотрудничество с самозанятым — например, договор.

При безналичной оплате самозанятый обязан выдать чек до 9-го числа следующего после оплаты месяца. В чеке должна быть указана дата перевода денег, а не дата формирования чека.

Например, компания привлекла самозанятого сборщика для комплектования 100 подарочных наборов. С ним заключили договор возмездного оказания услуг.

Сборщик укомплектовал наборы 15 июня, и на следующий день заказчик перевёл ему 20 тыс. ₽ Чек исполнитель выслал 1 июля. В нём он прописал: «Оплата за услуги по сборке 100 подарочных наборов» и указал дату — 16 июня.

Как оформить платёжку на выплату самозанятому

Чтобы у заказчика не возникло проблем с банком или ФНС, нужно корректно оформлять платёжное поручение самозанятому. Кроме банка, который вправе временно приостановить подозрительную операцию и потребовать подтверждающие документы, налоговая тоже обращает внимание на платёжки. Например, если в назначении платежа указать «Выплата заработной платы», это может вызвать подозрение, что под ГПД скрываются трудовые отношения.

В «Назначении платежа» следует подробно указывать основание перечисления денег: номер договора и конкретные услуги. Неправильно: «Заработная плата за услуги доставки». Правильно: «Оплата по договору от 15.06.2024 за проведение 10 лекций по программированию».

В платёжке заполняют только те поля, которые соответствуют виду оплаты заказчика, так как платёжное поручение используется и для уплаты налога, и для возврата займа. В платёжке самозанятому-физлицу в поле 20, где указывают, кому заказчик перечисляет средства, заполняют код «1». Такой код закреплён для перевода вознаграждений физлицам по ГПД.

Если плательщик налога на профдоход — индивидуальный предприниматель, ему можно перечислять оплату на расчётный счёт в банке. Тогда в поле 20 код заполнять не требуется.

Через платформы для сотрудничества с самозанятыми

При сотрудничестве с самозанятыми, особенно если исполнителей много, сложно отслеживать наличие и корректность всех документов, контролировать актуальность статуса самозанятого и проводить выплаты. Удобнее автоматизировать эти процессы с помощью специальной платформы.

Как подтвердить выплату вознаграждения самозанятому

Чек — основной документ, который подтверждает выплату вознаграждения. При отсутствии чека компания не сможет подтвердить расходы и уменьшить налоговую базу (пункты 8–10 статьи 15 закона № 422-ФЗ).

Если самозанятый не выдал чек или аннулировал его, налоговая может счесть выплату вознаграждения доходом физлица, а не плательщика налога на профдоход. Тогда заказчику придётся доказывать ФНС, что именно самозанятый оказывает ему услуги, а в некоторых ситуациях — оспаривать начисление НДФЛ и страховых взносов.

Если исполнитель выдал чек, а потом аннулировал его и не вернул оплату, заказчик может принять расходы к учёту. Это подтверждает налоговая в письме от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@.

Кроме чека, с самозанятыми оформляют договоры и акты оказанных услуг.

Договор в письменном виде нужен почти всегда, но есть исключения:

• сумма сделки меньше 10 тыс. ₽ и обе её стороны — физлица (статья 161 ГК);
• сделка исполняется в момент совершения (ст. 159 ГК).

В остальных случаях договор нужен. Также правильно оформленный ГПД помогает подтвердить законность сотрудничества с исполнителем, если у налоговой или банка возникнут вопросы.

Акт оказанных услуг по закону оформлять необязательно. Но на практике это полезный документ, который подтверждает отсутствие претензий у сторон друг к другу, выполнение задач в оговорённом объёме и с надлежащим качеством. Также он помогает подстраховаться при учёте расходов. К примеру, если исполнителю выдают аванс, дату расходов считают по дате акта, а не чека на аванс. Подробнее об актах оказанных услуг — здесь.

Лимиты на выплаты самозанятым

Лимиты на выплаты самозанятым распространяются на тех плательщиков НПД, у которых есть статус индивидуального предпринимателя. По Указанию ЦБ № 5348-У, выплата не может быть больше 100 тыс. ₽ по каждому договору. При оплате в иностранной валюте лимит тоже составляет 100 тыс. ₽ в переводе на рубли по актуальному курсу. Участниками наличных расчётов считают только юрлиц и ИП, то есть на самозанятых физлиц лимит на наличные платежи не действует.

Если лимит превысить, можно получить штраф по статье 15.1 КоАП: для организаций он составит 40–50 тыс. ₽, для ИП — 4–5 тыс. ₽.

При безналичном расчёте ограничений по сумме вознаграждения нет. Но есть лимит по годовому доходу, который может получать лицо со статусом плательщика налога на профдоход. Максимальный доход самозанятого за год не может превышать 2,4 млн ₽. По достижении этой суммы исполнитель теряет право применять налог на профдоход до конца календарного года. Тогда заказчик может сотрудничать с ним как с физлицом без спецстатуса — уплачивать НДФЛ и страховые взносы. Иначе ему грозит штраф и пени за просрочку уплаты налогов и взносов.

Есть исключение: если самозанятый является ИП, то при достижении лимита его налоговый режим автоматически меняется на общий (ОСНО). Тогда он сам уплачивает налоги и взносы за себя.

Контролировать общий доход плательщика налога на профдоход сложно, а запрашивать справку о статусе самозанятого перед каждой выплатой — трудоёмко. Поэтому в договоре следует указать обязательство исполнителя сообщать об утрате статуса самозанятого и ответственность за неуведомление об этом.

Что компании учитывать при выплате вознаграждения

Перед выплатой

Определите заранее, как вы будете оплачивать услуги самозанятого: наличными или безналичным способом. В случае безналичной оплаты вам понадобятся его данные и реквизиты.

Запросите у внештатника следующие данные: ФИО, номер счёта и банковские реквизиты (название банка, ИНН/КПП, БИК, номер корсчёта).

Убедитесь, что исполнитель имеет статус плательщика НПД. Для этого можно воспользоваться сервисом ФНС: введите дату и ИНН исполнителя, и система предоставит актуальную информацию о статусе.

Запросите у самозанятого счёт на оплату, чтобы облегчить задачу бухгалтерии при оформлении платежа. Исполнитель может создать счёт в приложении «Мой налог». Переводить деньги по счёту бухгалтерии проще, также это поможет юрлицу дополнительно подтвердить оплату услуг самозанятого.

После выплаты

Передайте платёжку в банк. Он может запросить уточняющую информацию о платеже, поскольку видит, что юрлицо перечисляет средства физлицу или ИП без удержания налога. Лучше сразу предоставить в банк копию договора с исполнителем. Так банку будет понятно, что компания не обязана начислять налог, и проблем с платежом не возникнет.

После списания денег следует отразить переводы самозанятому на счёте 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».

Запросите у исполнителя чек из приложения «Мой налог». В чеке должно быть указано название и ИНН заказчика (для этого самозанятый должен выбрать тип заказчика — юрлицо). Проверьте корректность данных, так как только на основании чека организация может учесть расходы на исполнителя и вычесть их из своей налоговой базы.

Проверить, действителен ли чек. На каждом чеке есть QR-код. После его считывания должен открываться сайт lknpd.nalog.ru. Если возникает ошибка, не связанная с отсутствием интернета, — чек недействителен. Возможно, его аннулировали.