Как налоговики проверяют сотрудничество компании по договорам ГПХ

О том, как избежать рисков, и о новом в законодательстве.

Переквалификация отношений из гражданско-правовых в трудовые — основной риск сотрудничества с исполнителями. Проверка отношений, сложившихся между бизнесом и исполнителями на НПД, то есть самозанятыми, происходит по этапам.

Этап 1. Автоматическая проверка

Сначала налоговая автоматически анализирует взаимоотношения сторон на соответствие риск-баллам. Это специальные критерии, утверждённые ФНС, по которым она определяет, стоит ли проверять компанию дальше. Чем больше риск-баллов, тем выше риск дальнейшей проверки заказчика.

Всё, что видит налоговая в начале сотрудничества — это чеки от исполнителей. Поэтому всю информацию на этапе автоматической проверки ведомство получает из чеков. Важно не допускать в них ошибок.

Риск-баллы находятся в свободном доступе и размещены на сайте ФНС. Поэтому перед началом сотрудничества с самозанятым заказчику желательно ознакомиться с ними.

Налоговая будет учитывать критерии:

• продолжительность сотрудничества — от трёх месяцев подряд;
• единственный источник дохода — у исполнителя есть только один заказчик;
• вознаграждение имеет признаки зарплаты — неизменный размер из месяца в месяц;
• выплата вознаграждения происходит с определённой периодичностью;
• массовая регистрация дохода — чеки самозанятых формируются с одного устройства;
• массовая постановка на учёт — исполнители приобретают статус самозанятого непосредственно перед началом сотрудничества;
• массовый перевод сотрудников в самозанятые — заказчик переводит своих штатных работников в самозанятые в другую подконтрольную организацию;
• сотрудничество с бывшим работником — если с момента его увольнения прошло менее двух лет.

Если компания или ИП отвечает нескольким указанным выше признакам, налоговая направит ему требование о предоставлении пояснений или об уплате НДФЛ и страховых взносов с дохода, выплаченного самозанятым-исполнителям.

Если требование проигнорировать, ИФНС перейдёт ко второму этапу проверки.

Этап 2. Ручная проверка

ИФНС может запросить у организации или ИП договор, акты выполненных работ и иные документы, которыми оформлено сотрудничество с самозанятыми.

Результатом проверки не обязательно станет переквалификация. Если сотрудничество построено правильно, договор составлен корректно и компания не имеет цели привлечения самозанятых исполнителей на постоянное сотрудничество — ИФНС все проверит и уйдёт.

Основных рисков, которые возникают при сотрудничестве с самозанятыми, три: снятие с учёта, превышение дохода, отсутствие чека.

Снятие самозанятого с учёта

Самозанятый по ряду причин или по незнанию может сняться с учёта.

Последствия:

• уплата в бюджет НДФЛ и страховых взносов с вознаграждения, перечисленного исполнителю после утраты им статуса самозанятого; 
• необходимость сдачи отчётности в контролирующие органы, то есть ИФНС и СФР.

Превышение дохода

Важно проверять статус самозанятого перед каждой выплатой дохода.

После того как доход самозанятого превысит лимит в 2,4 млн ₽ в год, его автоматически снимут с учёта. Если у исполнителя останется статус ИП, то заказчик никаких рисков в этом случае не понесет.

Если же статуса ИП у исполнителя нет, заказчик обязан будет с дохода свыше указанного лимита перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы.

Как снизить такой риск:

• проверять суммарный доход самозанятого перед каждой выплатой путём запроса у исполнителя справки о доходах, но предоставлять её самозанятый не обязан;
• внести в договор условия об уведомлении заказчика в случае превышения дохода и утрате статуса самозанятого.

Невыдача или аннулирование самозанятым чека

Бывает, что самозанятый не выдаёт чек на полученную оплату.

Последствия для заказчика:

• не сможет включить расходы в состав затрат по налогу на прибыль или по УСН;
• должен оплатить НДФЛ и страховые взносы с выплаты исполнителю.

Чтобы исключить такой риск, лучше включить в договор условие об обязательном предоставлении чека после произведенной оплаты.

Если исполнитель отказывается выдать чек, или если он аннулировал его, заказчик может обратиться в налоговую и сообщить о таком нарушении.

Стратегия безопасности

Чтобы гражданско-правовые отношения не оформили как трудовые, можно предпринять ряд действий.

Как избежать переквалификации:

• контролировать риск-баллы;
• следить за критериями подмены и не допускать соответствия сразу нескольким из них;
• составлять правильные договоры;
• не допускать включения в договор условий, характерных для трудовых отношений, а также трудовой терминологии;
• сотрудничать с самозанятыми только по конкретным задачам;
• не допускать замену труда штатного сотрудника самозанятым исполнителем;
• подтверждать сдельность с помощью заданий к договору;
• оформлять акты выполненных работ; 
• получать и проверять чек по каждой оплате.

Риски при сотрудничестве с ИП

К рискам при сотрудничестве с ИП, которые контролирует ФНС в 2023 году, относятся риск переквалификации отношений в трудовые, риск утраты исполнителем статуса ИП и риск перечисления денег ИП за услугу, оказанную без соответствующего ОКВЭД.

В отличие от обычных физлиц и самозанятых, ИП на каждый вид услуг должны иметь соответствующий код, который отражается в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). То есть заказчику необходимо перед началом сотрудничества проверить перечень ОКВЭД исполнителя-ИП.

Новшества 2023-го

Изменения в сотрудничестве с физлицами

Ввели обязанность уплаты страховых взносов на социальное страхование по единой ставке — 30 %; установили обязанность уведомлять Социальный фонд России (СФР) о заключении договора ГПХ с исполнителем-физлицом не позднее следующего рабочего дня, отправив отчёт ЕФС-1.

Об уплате НДФЛ за  уехавших за границу

С 2025 года изменится ставка по НДФЛ и порядок уплаты этого налога с дохода исполнителей, работающих из-за рубежа. Если сейчас ставка НДФЛ привязана к статусу налогового резидентства исполнителя и месту оказания услуг, прописанному в договоре, то с 2025 года эти условия станут неактуальными.

Заказчики должны будут платить с дохода, выплаченного таким исполнителям, НДФЛ по ставке 13 %, если доход получен от российского заказчика или на счёт в российском банке, а исполнитель использует в работе доменные имена, программы и техсредства, зарегистрированные в России.