Как выбрать и как сменить юридический адрес ООО

По закону по одному адресу не может быть 15 компаний.

Когда переезжает организация, то к трудностям добавляется выбор правильного юридического адреса и его регистрация в налоговой. На каждом этапе этих процедур есть свои особенности.

Что такое юридический адрес

В законе нет определения понятия «юридический адрес», но есть близкие по смыслу. Например, в статье 54 Гражданского кодекса есть «место нахождения» и «адрес юридического лица». Первое — это больше про географию.

«Адрес юридического лица» — это чёткая точка на карте, которая отмечает место нахождения компании: здание, офис. Её нужно указывать в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), по её адресу организация будет получать, к примеру, письма из налоговой. Соответственно, по юридическому адресу должна находиться либо сама компания, либо её уполномоченный представитель, а лучше всего — руководитель.

Может ли у организации быть несколько юридических адресов

Да, может. Бывает, что ООО — это сеть магазинов или производство с цехами и складами. Часть из них может находиться в разных местах. В этом случае в ЕГРЮЛ указывают тот из адресов, где находится гендиректор фирмы, а по остальным регистрируют обособленные подразделения.

Где нельзя регистрировать юридический адрес

Однозначно откажут в регистрации, если по заявленному месту окажется непригодное для ведения бизнеса помещение.

Критерии непригодности:

• если объект недвижимости ещё строится, разрушен, брошен в аварийном состоянии или там вообще голый земельный участок;
• если по указанному адресу находятся органы государственной или муниципальной власти, воинские части, закрытые режимные объекты;
• если адреса вообще не существует, он выдуман;
• если собственник недвижимости запретил использовать адрес в качестве юридического.

Как правильно выбрать юридический адрес

Если у организации есть в собственности нежилое помещение, особых проблем при регистрации не будет. Если таким помещением владеет учредитель или гендиректор ООО, то потребуется гарантийное письмо, в котором будет сказано, что собственник помещения не против регистрации ООО по этому адресу в этом помещении.

С жилым помещением то же самое: нужно согласие собственника.

Если ООО регистрируют впервые — нужно гарантийное письмо с согласием собственника либо, если объект в собственности руководителя или участника, выписка из Единого государственного реестра недвижимости.

Если ООО уже действует и просто меняется адрес, к гарантийному письму потребуется ещё и договор аренды с обязательным пунктом о том, что арендуемое помещение можно указать как адрес юрлица в ЕГРЮЛ.

Если ничего не предоставить, налоговики могут отказать в регистрации, мотивировав это тем, что не было документов, которыми можно подтвердить право пользования объектом недвижимости.

Государственный адресный реестр (ГАР)

Адрес, указанный в гарантийном письме или договоре аренды, ещё нужно проверить на присутствие в ГАР. Если его там нет — налоговики могут отказать.

Важно также, чтобы юридический адрес не был массовым. По закону по одному адресу не может быть полтора десятка компаний. В недавнем прошлом максимум составлял пять. Чтобы проверить, есть отдельный сервис на сайте ФНС — «Прозрачный бизнес».

Как зарегистрировать переезд в налоговой

Важно, куда переезжает компания. Если она переезжает в пределах одного муниципального образования — это смена адреса, тут процедура одна, в один этап. Если же меняется место нахождения, к примеру ООО переезжает в другой город, процедура будет проходить в два этапа.

Смена адреса

В этом случае следует в течение семи рабочих дней, приняв решение, подать в налоговую заявление по форме Р13014. Поскольку при этом не меняются положения устава ООО, созывать собрание участников или принимать решение единственного участника не нужно. Достаточно приказа гендиректора о смене адреса.

В налоговую, кроме формы Р13014, потребуется подать договор аренды, гарантийное письмо, приказ гендиректора. Через пять рабочих дней изменения внесут в ЕГРЮЛ и выдадут лист записи с указанием нового адреса.

Смена места нахождения

Так как сведения о месте нахождения содержит устав ООО, то, соответственно, нужно принимать новую редакцию этого документа. Нужно созвать собрание участников, принять решение о принятии новой редакции устава в связи со сменой места нахождения ООО. Либо это решение принимает единственный участник.

Далее процедура будет в несколько этапов.

В течение трёх рабочих дней подают в налоговую по старому месту нахождения ООО решение собрания (или единственного участника ООО) и заявление по форме Р13014.

После этого через пять рабочих дней налоговики вносят в ЕГРЮЛ пометку: «Юридическое лицо находится в процессе смены места нахождения».

ООО нужно подождать 20 рабочих дней: налоговики будут проверять, действительно ли компания переезжает или делает это формально.

Наконец, подают в налоговую по новому месту нахождения заявление по форме Р13014, новую редакцию устава, правоподтверждающие документы, документ об оплате госпошлины. Последнее из перечисленного не нужно, если подают документы в электронном виде с помощью электронной цифровой подписи.

Приостановка регистрации

Если у налоговиков возникнут подозрения, что сведения о новом адресе, которые хотят внести в ЕГРЮЛ, недостоверные, процесс регистрации приостановят и потребуют дополнительные пояснения.

Кроме того, налоговики могут сами приехать по месту, куда собирается «переехать» компания, и проверить, действительно ли она там располагается. В частности, проверят, есть ли вывеска, оборудованные рабочие места, сама возможность для работников там трудиться.

Обязательное для выбора и смены юридического адреса:

• во-первых, объект недвижимости должен позволять зарегистрировать адрес в качестве юридического;
• во-вторых, нужно подтвердить не только право пользоваться объектом недвижимости, но и право зарегистрировать адрес, по которому он находится, в ЕГРЮЛ;
• в-третьих, адрес должен находиться в Государственном адресном реестре.

Наконец, компания должна на самом деле там находиться, вести деятельность. Или хотя бы должен присутствовать её руководитель — с возможностью получать юридически значимые сообщения от госорганов и с возможностью представить все документы в случае проверки.