Как выставить счёт на оплату

Можно воспользоваться готовым бланком из интернета.

Инструкция пригодится юрлицам, индивидуальным предпринимателям (ИП) и самозанятым.

Что это такое и для чего нужно

Оказав услуги или продав товар, исполнитель (продавец) выставляет счёт на оплату заказчику (покупателю). Благодаря этому документу покупатель знает сколько, каким образом и кому он должен заплатить.

Чем полезен счёт:

• все реквизиты исполнителя находятся в одном месте;
• счёт дисциплинирует, так как в нём можно указать дату платежа;
• он обладает юридической силой и может сыграть большую роль в суде.

При этом строгие нормативы отсутствуют.

Счёт нужен не всегда

Основное правило такое: стороны заключают договор, в котором содержатся итоговая сумма, срок оплаты и реквизиты получателя. Иными словами, у заказчика есть вся платёжная информация. В таком случае счёт на оплату не нужен.

Нужно перечитать соглашение. Бывает так, что там есть условие: «Оплата на основании счёта». Это значит, что документ на оплату необходим. Без него исполнитель не получит денег и даже не сможет ничего требовать.

При этом счёт на оплату не входит в список первичных учётных документов, то есть не может подтвердить факт работы на потребителя услуги.

Но его можно таким сделать, указав необходимые реквизиты, и счёт превращается в первичный документ, который подтверждает факт работы.

Где взять счёт на оплату

Можно воспользоваться готовым бланком из интернета. Заполнить его можно на компьютере или от руки. Одну копию отправляют будущему плательщику, другую оставляют у себя.

Пользователям бухгалтерской программы ещё проще: она сформирует документ. Существуют также различные онлайн-сервисы, которые позволяют управлять документами без установки дополнительных программ. Но для электронной версии необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Кто должен выписать счёт

У сотрудника должна быть доверенность (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ) или приказ, чтобы выписать счёт. В ряде случаев этот же сотрудник может и подписать счёт.

Убедившись, что в документе нет ошибок, бухгалтер может поставить визу.

Как передать счёт:

• отдать лично в руки;
• отправить по электронной почте;
• отправить через «Почту России».

В последнем случае на передачу уйдёт несколько дней.

Что указать необходимо:

• название документа, дата и его номер; 
• о получателе оплаты — его наименование или ФИО, банк, БИК, коррсчёт, счёт получателя, КПП, ИНН;
• информация о плательщике — ФИО или наименование, счёт, КПП и ИНН;
• сведения об услугах или товарах в виде таблицы; 
• какая именно работа выполнена; 
• сколько, в каких единицах её измерить;
• её цена;
• общая (итоговая) стоимость;
• НДС;
• дата оплаты;подписи сторон.

Если участники до этого заключали договор, то необходимо указать его номер.

Как указать стоимость

Если нужно указать НДС, то есть два способа:

• вписать отдельно, указав сумму НДС в одноимённой строке, а информацию в строках «цена», «итого» — без учёта налога; 
• объединить итоговую сумму и налог на добавленную стоимость, и строку «НДС» замените на «В том числе НДС» и указать размер налога, а все остальные строки с ценами и итогом будут сразу включать НДС.

После таблицы нужно продублировать итоговую сумму прописью, то есть буквами.

Исключения

Например, если у предпринимателя льготный налоговый режим, то он не платит НДС и не включает его в счёт. Нужно лишь сделать пометку «Без НДС».

Какая дата должна стоять

Нет единого правила для указания даты, ведь это не первичный документ. Однако стороны могут прописать в договоре, когда и как надо направить счёт. Например, приложить его к акту оказанных услуг.

Конкретную дату оплаты можно не устанавливать. Вместо этого указать период поступления средств. Например, заказчик должен заплатить в течение 7 рабочих дней со дня оформления бланка.

В случаях, когда документ стал первичным, начинают действовать иные правила.

Должны стоять две даты:

• первая — дата подписания счёта уполномоченным лицом; 
• вторая — если дата формирования документа отличается от даты совершения работы, то не забыть отдельно указать последнюю.

Договор-счёт

Не всегда обязательно составлять полноценный договор для приобретения товаров и услуг. Так, если компания заказывает единоразовую доставку, его можно заменить другими соглашениями, тем более закон это позволяет.

Договор-счёт объединяет в себе свойства двух документов и помогает избежать бумажной волокиты.

Особенности при составлении:

• он считается полноценной офертой; 
• согласие (акцепт) контрагента с условиями наступает в момент оплаты; 
• документ содержит всю информацию о сделке — что, сколько, кому, в какие даты, за какую цену и так далее.

Внимание: указать нужно все детали, от наличия НДС до способа доставки товара или выполнения услуг.

Обязательны реквизиты исполнителя и заказчика, имена ответственных за выполнение работы, а в конце — подписи сторон.

Печать организации не будет лишней.

Счёт юрлицу от самозанятого

Закон обязывает производить все расчёты через приложение «Мой налог». Самозанятый создаёт чек за услуги, отправляет его потребителю на оплату, а затем отчитывается ФНС о прибыли.

Но бывают ситуации, когда юрлицо просит у самозанятого сформировать классический счёт. Но через приложение «Мой налог» сделать этого не получится — там нет такой функции.

Самозанятый может:

• создать форму самостоятельно; 
• запросить в организации бланк, которым они сами обычно пользуются для выставления счёта подрядчикам.

Несколько правил для ИП

Индивидуальным предпринимателям повезло больше — правила для них ничем не отличаются. Они могут пользоваться обычными бланками для юрлиц.

Но есть особенности:

• в информации об исполнителе нужно указать полные ФИО человека и обязательно написать, что он является ИП; 
• нужно указывать только ИНН, а графу с КПП пропустить — у ИП нет такой информации; 
• на бланке достаточно только одной подписи от предпринимателя; 
• печать, если её нет, не требуется.