Какие отчёты необходимо сдавать ИП

Отчётность индивидуальных предпринимателей (ИП) во многом зависит от системы налогообложения и наличия сотрудников.

У ИП форма отчётности проще, чем у организаций: нужно вести бухгалтерский или финучёт. В то же время налоговая может потребовать книгу учёта доходов и расходов (КУДиР), которую необходимо заполнять. Финансовый отчёт нужен больше для себя. Когда у предпринимателя есть работник, то он отчитывается ещё и как работодатель.

Какие отчёты есть на ОСНО

ИП на общей системе налогообложения (ОСНО) нужно ежеквартально подавать декларации по прибыли (3-НДФЛ) нарастающим итогом и по налогу на добавленную стоимость (НДС) — ежемесячно. Если предприятие небольшое, и его выручка не превышает 2 млн ₽ за последние 3 месяца, а также ИП не занимается акцизными товарами, то может претендовать на освобождение от НДС. Тогда отчётов станет меньше.

Отчёты на спецрежимах

Предприниматели выбирают тот или иной специальный налоговый режим, в том числе из-за простоты отчётности. Например, плательщики НПД (самозанятые) не являются работодателями и платят только один вид налога. Для налоговой вся их деятельность прозрачна и отчёта не требует.

Также с и АУСН (автоматизированная упрощённая система), в которой все операции проводятся через уполномоченный банк, а страховые взносы, в том числе на работника, отсутствуют. Здесь сохраняются те отчёты, которые ИП сдаёт как работодатель, но при наступлении определённых событий.

Когда ИП отчитывается, как работодатель:

• СЗВ-М — при найме работника по гражданско-правовому договору (ГПД);
• СЗВ-ТД — при кадровых событиях, таких как приём, увольнение и прочее;
• СЗВ-СТАЖ — при неоплачиваемом отпуске или отпуске по уходу за ребёнком от 1,5 до 3 лет штатного сотрудника, а также при найме работника по ГПД.

ИП на ПСН (патентной системе налогообложения) заранее оплачивает годовой налог, и сумма не зависит от фактического дохода, поэтому и отчётности как таковой нет. Однако при совмещении патента с другими системами налогообложения могут понадобиться дополнительные документы.

У ИП на «упрощёнке» вне зависимости от налоговой базы отчётность состоит из годовой декларации по УСН. Срок сдачи до 25 апреля.

Единый сельхозналог во многом схож с УСН. Плательщики ЕСХН сдают годовую декларацию. Срок отчёта до 25 марта следующего года.

Также предпринимателю следует знать о статистической отчётности в Росстат по форме 1-ИП. Его подают один раз в пять лет. Следующий раз нужно будет сдавать в 2026 году. Кроме того, ИП может попасть в выборочную отчётность. Об этом его предупредят в Росстате. А также он может посмотреть через спецсервис.

Отчётность ИП-работодателя

Отчётность предпринимателя за сотрудников во многом схожа и не зависит от системы налогообложения. Часть из них нужно сдавать регулярно, другие — только при наступлении определённых событий, таких как увольнение и прочих. Эти требования не касаются только АУСН.

Приём на работу даже одного сотрудника обязывает работодателя сдавать отчётность по нему. Большинство отчётов нужно сдавать в налоговую. Среди них ежемесячные персональные сведения. Отчёт включает данные сотрудников на ГПД (ФИО, ИНН, СНИЛС), а также суммы выплат за отчётный месяц.

Ежеквартально нужно передавать сведения об уплаченных налогах с доходов сотрудников по форме 6-НДФЛ. Отчёт надо готовить один на весь штат. По итогам года также необходимо приложить справки на каждого работника или исполнителя по ГПД.

Не относится к отчётам, но тоже входит в обязанность ИП — до 25 числа каждого месяца отправлять в налоговую уведомление об исчисленных суммах НДФЛ и страховых взносов на ОМС, ОПС и ВНиМ. Делается это для единого налогового платежа за предыдущий месяц. Расчёт по форме РСВ нужно сдавать ежеквартально до 25-го числа в январе, апреле, июле и октябре за предыдущий квартал.

Расчёт по страховым взносам по итогам года, который сдаётся до 25-го января, содержит сведения о числе работников. По ним ФНС определяет малые и средние предприятия и включает их в единый реестр субъектов МСП.

В 2023 году ПФР и фонд социального страхования объединились. В связи с этим по штатным сотрудникам и работникам на ГПД появилась новая форма отчёта — ЕФС1. Предприниматель сдаёт его в Социальный фонд (СФР) по месту регистрации в бумажном или электронном виде.

Часть информации, например, о взносах на травматизм, которые ИП отчисляет в СФР с зарплаты работников, нужно передавать ежеквартально. Сведения о пенсионном стаже — 1 раз в год, а о трудовой деятельности — только при наступлении кадрового события: приём на работу, перевод, увольнение и пр.

Кроме того, на каждого сотрудника нужно вести карточки индивидуального учёта начисленных выплат и сумм страховых взносов (на ОМС, ОПС и ВНиМ). Эти карточки не сдают, но их необходимо хранить в течение 6 лет.

Ответственность из-за сроков

Отчётность является для предпринимателей обязательной. Недостаточно вовремя оплатить налоги и взносы, необходимо ещё и в указанные даты сдать декларации. За нарушение сроков предусмотрены штрафные санкции и даже блокировка счёта, если отчёт просрочен более, чем на 20 дней.

Если налоги уплачены вовремя, но не сдана декларация по доходам, штраф составит минимум 1000 ₽ или 5–30 % от суммы недоимки. Такой же принцип расчёта используется за просрочку отчёта по взносам за работников, включая за травматизм. За несвоевременную подачу информации о сотрудниках — также штрафы.

Кроме того, после ухода работника нужно отчитаться перед СФР по форме ЕФС-1. Сведения следует внести в разделы по каждому пункту: увольнение и трудовой стаж, взносы на травматизм.

Предпринимателям, особенно начинающим и тем, кто работает без бухгалтера, нужно знать и соблюдать сроки отчётности по доходам и сотрудникам. Специальный календарь на Цифровой платформе МСП.РФ напомнит о важных датах и позволит не пропустить их.

Закрытие своего дела также сопровождается сдачей отчётов.