Если отношения с самозанятыми признали трудовыми

Обычно ГПД переквалифицируют в трудовой, если установят совокупность признаков.

Договоры, которые заключают с самозанятыми, всегда в зоне риска. Небрежно сформулированные условия могут привести к тому, что договор переквалифицируют в трудовой

В каких случаях ГПД переквалифицируют в трудовой договор

Обычно гражданско-правовой договор (ГПД) переквалифицируют в трудовой, если установят совокупность признаков трудовых отношений.

Среди этих признаков выделяют

• По договору подрядчик выполняет не разовое задание, а работы постоянного характера.
• В договоре не зафиксировали конкретный объём услуг, которые должен выполнить подрядчик.
• Услуги оплачивают ежемесячно в фиксированной сумме, независимо от объёма и результата услуг, при этом в течение года сумма не меняется.
• В договоре используют термины и конструкции из трудового права — например, на подрядчика возлагают материальную и дисциплинарную ответственность, обязывают его подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка и другим локальным нормативным актам заказчика, а также выполнять его распоряжения.
• В договоре отсутствует уточнение сроков оказания услуг.

В судебной практике и разъяснениях госорганов приводят и другие признаки. Наиболее полный перечень привела ФНС в своём письме от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@.

Условия анализируют при проверке разных гражданско-правовых договоров с физлицами, в том числе подряда и оказания услуг. При этом неважно, какой налоговый режим применяет подрядчик (исполнитель). Переквалифицировать могут гражданско-правовой договор как с физлицом без специального налогового статуса, так и с плательщиком НПД.

Что делать, если ГПД переквалифицировали в трудовой договор

Если отношения сторон признали трудовыми, потребуется их документально оформить. Для этого можно действовать так.

Шаг 1. Проверить штатное расписание

В штатном расписании может отсутствовать должность, на которую заказчик принимает исполнителя. В таком случае потребуется внести изменения в штатное расписание и предусмотреть её.

Шаг 2. Заключить с исполнителем трудовой договор

Это нужно сделать в течение трёх рабочих дней со дня, когда отношения между заказчиком и исполнителем признали трудовыми. Исключение — если суд определил другие сроки.

Указание дат заключения договора и фактического начала работы поможет избежать вопросов контролирующих органов.

Встречается мнение, что трудовой договор отдельно можно не оформлять. Но лучше следовать положениям ТК и подписать договор с сотрудником, чтобы избежать претензий в будущем.

Шаг 3. Заполнить трудовую книжку

В трудовой книжке отражают запись о приёме сотрудника на работу. Это делают по общим правилам ведения трудовых книжек, но есть одна особенность — нужно правильно отразить дату приёма на работу. Поскольку трудовые отношения считают возникшими со дня, когда исполнитель был фактически допущен к выполнению обязанностей по договору, датой приёма на работу будет день, когда был заключен ГПД.

Шаг 4. Подать отчётность

Во-первых, необходимо подать форму ЕФС-1 в СФР.

Два варианта

• Заказчик раньше не подавал сведения о заключении ГПД с исполнителем. Тогда достаточно заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и направить отчет в СФР не позднее дня, следующего за днём заключения трудового договора.
• Заказчик уже направлял форму ЕФС-1 с информацией о том, что заключил ГПД с исполнителем. В такой ситуации нужно подать в СФР корректирующую форму.

Во-вторых, потребуется предоставить корректирующую отчётность — например, РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах.

Шаг 5. Проверить, какие трудовые гарантии нужно предоставить сотруднику

Перечень гарантий в каждом конкретном случае может отличаться. Например, если сотрудник работал сверхурочно, нужно будет оплатить такую работу или предоставить ему дополнительные дни отдыха.

В большинстве случаев сотруднику придётся предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск за всё то время, которое он трудился по ГПД. Отпуск предоставляют за каждые 12 месяцев со дня заключения такого договора.

Шаг 6. Уплатить недоимку

При переквалификации ГПД в трудовой договор заказчику могут доначислить обязательные платежи:

• Страховые взносы на травматизм. Это связано с тем, что все выплаты по трудовым договорам облагают такими взносами.
• Страховые взносы на ОПС, ОМС и по ВНиМ за период до 2022 года — если ГПД был заключён до 1 января 2023 года, а самозанятый не предоставлял чеки об оплате своих услуг.
• НДФЛ — если самозанятый не предоставлял чеки об оплате своих услуг.
• Также заказчику могут начислить пени и назначить штрафы.

Шаг 7. Оплатить штраф

Если заказчика привлекли к административной ответственности по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП, ему придётся оплатить штраф:

• за первичное нарушение — до 10 тыс. ₽ для ИП и до 100 тыс. ₽ для юрлиц;
• за повторное нарушение — до 40 тыс. ₽ для ИП и до 200 тыс. ₽ для юрлиц.

Малые и микропредприятия могут рассчитывать на пониженные штрафы с учётом части 1 статьи 4.1.2 КоАП.

Шаг 8. Скорректировать условия типовых договоров с самозанятыми

Переквалификация ГПД в трудовой договор — это повод внимательнее посмотреть на форму договора, которую заказчик использует в отношениях с контрагентами. Лучше исключить условия, которые указывают на признаки трудовых отношений, и детально прописать самые важные положения — например, объём и срок выполнения работ (оказания услуг), правила приёмки результатов и их оплаты, статус подрядчика (исполнителя) и его ответственность.