Роль фирменной продукции в продвижении компании

Как бы солидно не выглядел бизнесмен, и какие красивые речи он бы не говорил, но если у него нет визитки или она сделана кустарно, ни о каких серьезных отношениях не может быть и речи. Поэтому формирование собственного корпоративного стиля и изготовление фирменной продукции (хотя бы минимального набора для начала) – это одно из тех дел, которые необходимо сделать в первую очередь. И в данном случае не стоит скупиться на хорошую бумагу и печать. На самом деле, затраты не так уж велики, а отдача от них большая. Как правило, все заботы, связанные с заказом фирменной продукции ложатся на секретаря.

В статье мы рассмотрим роль фирменной продукции в жизни компании и дадим практические рекомендации, какую именно фирменную продукцию и каким образом нужно заказывать в первую очередь. Статья будет полезна и для компаний, ограниченных в средствах и для компаний с большими бюджетами.

Из чего складывается имидж компании

Имидж компании – образ, впечатление, которое компания производит на рынке, в глазах клиентов, партнеров, поставщиков и других значимых аудиторий. Очень часто именно секретарь формирует имидж компании.

Судите сами. Имидж компании формируется постепенно и очень часто стихийно. Клиента пригласили на переговоры, хорошо объяснив дорогу. Он приехал и увидел аккуратное здание, на стоянке нашлось свободное место, охранник вежливо попросил документы и быстро выписал пропуск. Посетителя встретили в уютной переговорной, предложили чай-кофе, выдали красочные и хорошо оформленные рекламные материалы. Или клиента пригласили посетить выставку, а стенд партнеров он узнал сразу по фирменному стилю. С ним поговорил внимательный сотрудник, ответил на все вопросы. И вот у человека уже сформировалось очень хорошее впечатление о компании, он ей доверяете, ему приятно сотрудничать с этими людьми, он чувствуете, что его понимают с полуслова и уважают.

А может быть и наоборот. Клиента три раза переключили, прежде чем соединили с нужным сотрудником, который вяло отвечал на вопросы, информацию приходилось «вытаскивать клещами». Потенциальному партнеру неправильно объяснили дорогу, и он опоздал на встречу на 10 минут. В фирме его не дождались, уехали. Клиент ждал в вашей приемной сорок минут, но ему не предложили ни чай, ни газеты, ни информационные материалы. Когда нужные сотрудники вернулись, они не извинились перед клиентом, выдали ему кучу ксерокопированных информационных материалов разного формата (и прайс-листы, и рекламки и еще какие-то тексты), предоставив самому разбираться с этим многообразием. Уже понятно, что к этому моменту имидж вашей компании в глазах клиента был далек от идеального.

Такие вот «мелочи». Фирменная продукция также часто относится руководителями к разряду «деловой бижутерии». Но, мы уже знаем, что в деле формирования имиджа мелочей не бывает. А имидж – это лояльные и постоянные клиенты, это доходы и прибыль, это стабильность и процветание.

Что такое фирменный стиль

Фирменный стиль в аспекте нашей темы – это единообразие в фирменной печатной и сувенирной продукции.

Для формирования фирменного стиля необходимо:
- выбрать фирменные цвета компании (желательно не более двух, максимум трех)
- разработать в этих цветах логотип компании
- выбрать фирменный шрифт компании
- составить шаблоны всех документов компании (бланки писем, факсов, прайс-листы, рекламные материалы, распорядительные документы и т.д.). Шаблон включает в себя шрифт, размер кегля, поля, межстрочные расстояния, отступы, абзацы.
- разработать макеты фирменной продукции на основе логотипа и шаблонов.

Особое внимание при разработке фирменного стиля уделяется цветовому и графическому решениям.

Например, мы работали с компанией, у которой логотип представлял собой округлый сине-красный знак, а сайт был выдержан желто-зеленой гамме с ломанными линиями, логотип на сайте отсутствовал вовсе. В другой компании, логотип присутствовал только в буклетах, на других материалах компании (визитки, бланки, брошюры), он не был использован. Еще в одной компании мы насчитали 4 различно оформленных вида визиток. Этот ряд примеров, к сожалению, можно продолжать долго. Часто такая ситуация объясняется просто – так исторически сложилось. Фирменная продукция развивается вместе с компанией, появляются все новые ее виды, но нет никого, кто бы следил за единообразием и поддержанием стиля. Несомненно – это очень важная задача и именно секретарь или офис-менеджер должен её решать. Но для начала секретарю необходимо просто провести ревизию и понять ситуацию, а потом уж ее исправлять и далее постоянно отслеживать.

Очень важно, прежде чем заказывать фирменную продукцию концептуально определиться с фирменным стилем. Наш совет – обратиться к профессиональному дизайнеру и впоследствии всю фирменную продукцию разрабатывать у него. Если вы будете менять дизайнеров, но неизбежно столкнетесь с проблемой единообразия. У каждого дизайнера свой почерк и сохранить единство вам не удастся.

Запомните, первое впечатление от фирменной продукции компании складывается из наличия фирменного стиля и его выдержанности во всей фирменной продукции. Это делает стиль компании узнаваемым, у компании появляется лицо. Очень хорошо, если и логотип и фирменный цвета и прочее оформление имеют смысл, этим можно пользоваться при презентации компании.

Самая первая фирменная продукция

Что нужно сделать в первую очередь практически для любой организации:
- визитные карточки (в деловом просторечье визитки)
- бланки организации (для писем и информационных материалов, прайс-листов и т.д.)
- информационный буклет (или брошюра или рекламный листок)
- фирменные наклейки (на дискеты, диски, письма и т.д.)

Визитки

Визитки делаются либо для всех сотрудников компании, либо (в целях экономии) прежде всего, для сотрудников, контактирующих с клиентами и другими представителями внешней среды компании. Это руководители, менеджеры по продажам, по закупкам, юристы, маркетологи и т.д.

Визитки в рамках одной компании делаются по единому макету. По деловому этикету печатать визитки необходимо с одной стороны, не принято делать двусторонние визитки. Если у компании есть зарубежные партнеры, то изготавливается дополнительная партия визиток на нужном иностранном языке.

В визитке обязательно должны быть указаны:
- Логотип (если он уже разработан, а если еще нет – нужно срочно этим заняться)
- Название компании
- Фамилия, имя, отчество
- Должность
- Координаты (адрес, телефон, электронная почта, сайт)

Мобильный и домашний телефоны не принято указывать. При необходимости они дописываются владельцев визитной карточки собственноручно в присутствии того, кому предназначается визитка.

Визитка может быть выполнена как в горизонтальном, так и в вертикальном формате – это зависит от выбранного фирменного стиля.

Бланк организации

Бланки используются для писем, печати прайс-листов, информационных материалов, коммерческих предложений и прочих документов для клиентов и партнеров. Наличие собственного бланка подчеркивает солидность компании. В журнале «Секретарь-референт» о правилах оформления бланков и необходимых реквизитах мы неоднократно писали в рубрике «Делопроизводство».

Бланк изготовляется в соответствии с фирменным стилем организации.

Пример бланка: Неправильно оформлен. Взять пример бланка из Янковой , но оставить логотип и название

Вторая очередь фирменной продукции

По мере развития компании ее финансовые возможности увеличиваются, и она может себе позволить более широкий перечень фирменной продукции. Однако ошибку делают компании, которые стремятся заказать все, что можно. Важно понимать для каких целей заказывается фирменная продукция и как ее планируется использовать. Так, например, на промышленном предприятии, которое заказало очень широкий перечень фирменной продукции, весь склад был завален фирменными пакетами, однако постоянно не хватало мелких сувениров для подарков.

Таким образом, к вопросу составления перечня фирменной продукции следует подойти серьезно, все спланировать и предусмотреть.

В зависимости от специфики компании в качестве фирменной продукции второй очереди могут быть:
- ручки с логотипом компании
- фирменные блокноты
- фирменные ежедневники
- календари (маленькие, настенные, отрывные и т.д.)
- пакеты, упаковочные материалы
- сувениры (брелки, закладки, зажигалки, подставки, пепельницы, постеры, монетницы, игрушки, фоторамки, открытки и т.д.)
- одежда (футболки, бейсболки, спецодежда)
- подарки с символикой компании (часы, вазы, бытовая техника, ковры, посуда и т.д.)
- кондитерские изделия с фирменной упаковке (шоколадки, конфеты, печенье, чай, кофе и т.д.)
- символы компании (флаги, флажки, гербы, плакаты, передвижные экспозиции и т.д.)

Перечень можно продолжить, все зависит от возможностей компании и ее креативности.

Использование фирменной продукции при продвижении

Очень часто фирменная продукция используется компанией в маркетинговых целях. Причем не только для формирования соответствующего имиджа, но и для прямого стимулирования продаж.

Фирменная продукция используется:
1. При презентации компании на переговорах с потенциальными клиентами и партнерами.
2. В рабочем процессе обслуживания клиентов (например, упаковка покупок, выписывание счетов и ведение записей).
3. В маркетинговых мероприятиях и акциях по продвижению (на выставках, на дегустациях, в лотереях и конкурсах).
4. Для мотивации собственных сотрудников (мелкие сувениры к общим праздникам, крупные – за особые достижения).

Кто в компании отвечает за фирменную продукцию

Если компания небольшая, как уже отмечалось, то планированием и заказом фирменной продукции занимается секретарь или офис-менеджер. В крупных компаниях одному человеку вряд ли будет по силам организовать весь процесс, да и к тому же увязать его с маркетинговой политикой компании, поэтому разработку, планирование, заказ, распределение и учет фирменной продукции более целесообразно поручить одному из маркетинговых подразделений, например, отделу маркетинга или рекламы и PR.

Как и любой процесс в организации, процесс обеспечения компании фирменной продукцией необходимо тщательно планировать и контролировать. Планирование осуществляется не реже 1 раза в полгода, оптимально ежеквартально.

Сначала составляется перечень постоянно необходимой продукции (визитки, бланки, буклеты) – обычно исходя из предыдущего опыта (для этого важно вести строгий учет расходования фирменной продукции) и заказов подразделений (исходя из потребностей для реализации намеченных планов).

Учету, независимо от размера компании нужно уделять самое пристальное внимание, чтобы понимать, сколько и какой продукции расходуется в компании в течение определенного периода времени. Это позволяет избегать срочных заказов, за которые обычно необходимо больше платить. Кроме того, отсутствие каких-либо материалов в нужном количестве может просто сорвать важное мероприятие.

В крупных компаниях каждое подразделение составляет свой бюджет расходования специальной фирменной продукции под каждое из запланированных мероприятий. Все данные стекаются в единый центр (например, секретарю, офис-менеджеру или PR-отделу), и составляется консолидированный план по изготовлению фирменной продукции.

Как заказывать

За заказ фирменной продукции в компании должен отвечать все же один сотрудник, секретарь, офис-менеджер, начальник рекламного отдела. Это дисциплинирует и его и подрядчика. Невозможно ни на кого переложить ответственность, поэтому все проверяется более тщательно и количество ошибки сильно сокращается.

Ответственный сотрудник должен обязательно проверить макет, перед тем как отправлять заказ на печать. Очень обидно, если весь тираж приходится выбрасывать из-за какой-либо мелкой, но существенной ошибки вроде пропущенной в фамилии буквы.

Далее важно четко отслеживать сроки, иначе процесс изготовления фирменной продукции может сильно затянуться. Причем, как по вине самой компании, так и по вине подрядчика. В самой компании обычно бывают сложности со сбором информации, так как сотрудники заняты более важными задачами, а эту откладывают. В типографиях и рекламных компаниях также могут быть серьезные проблемы со сроками, особенно если заказ небольшой - появляется искушение отодвинуть мелкий заказ «на потом», так как есть более выгодные заказы. Для этих целей составляется План-график работ, который обычно включает следующие реперные точки:

1. Сбор исходной информации внутри компании.
2. Обсуждение идеи (для новых материалов) внутри компании, определение концепции стиля.
3. Обсуждение идеи с дизайнерами.
4. Подготовка различных вариантов макета (для новых материалов) дизайнерами.
5. Обсуждение и доработка макета
6. Проверка ошибок и утверждение макета
7. Печать или изготовление материалов

Итак, мы рассмотрели процесс создания фирменной продукции для компании. Как и любой другой процесс в организации и в данном случае для успеха очень важно определиться с целями (использования фирменной продукции), количественным и качественным составом продукции (в зависимости от целей использования и возможностей компании), сметой расходов, ответственным сотрудником, планом и сроками, и конечно же - встроенностью данного процесса в стратегию компании по формированию желаемого имиджа.