Непрерывное совершенствование видов деятельности: пять шагов процесса

Cуществует много способов совершенствования видов деятельности и бизнес-процессов. Некоторые методы совершенствования имеют отраслевую специфику. Однако следующие пять общих шагов могут быть применимы в любой организации.

1. Определение причин и следствий: факторы влияния на затраты/исходные причины

Не являющиеся необходимыми процессы или требования могут быть факторами влияния на затраты. Компания MegaStorage обнаружила, что она может сэкономить время и деньги, если не станет проверять мебель, поступающую на склад. Им и не нужно было проверять ее, так как ее уже проверял производитель мебели. Имелись сертификаты производителя/поставщика, свидетельствующие о том, что мебель была проверена. Эта предварительная инспекционная проверка позволяла MegaStorage сэкономить огромное количество времени и ресурсов.

Настояв на том, что проверку мебели должен проводить производитель/поставщик мебели, MegaStorage смогла сократить свои затраты. Проверки или их отсутствие являлись факторами влияния на затраты. Организации должны определить свои бизнес-процессы и виды деятельности. Они должны попытаться выделить как можно больше факторов влияния на затраты. Ниже приведены примеры таких категорий факторов влияния на затраты.

2. Определение потребностей клиентов

Банк EZ Money смог обеспечить удовлетворение потребностей клиентов, сэкономив при этом время и ресурсы путем увеличения продолжительности обработки кредитов. Банк сэкономил деньги, но не пожертвовал при этом потребностями своих клиентов.

Организация должна проводить исследования рынка для определения потребностей своих клиентов (как внутренних, так и внешних). На основе полученных от клиентов ответов организация сможет усовершенствовать свои бизнес-процессы, удовлетворив потребности, но сократив при этом затраты. Если возможно, то анкеты опроса нужно направлять ключевым клиентам. Хорошей идеей будет вложение анкет и писем с просьбой изложить предложения в почтовую корреспонденцию, направляемую клиентам. Затем организация должна прислушаться к тому, что ей говорят клиенты.

3. Поиск решений с применением творческого мышления

Многих из нас повседневная рутина затягивает до такой степени, что мы редко ищем пути ее усовершенствования. Если бы мы остановились на какое-то время и провели «мозговую атаку» или стали мыслить действительно творчески о задачах, которые мы выполняем ежедневно, то мы бы обязательно придумали другие способы выполнения этих задач. Необходимо всего лишь немного творческого мышления. Ниже представлен список возможных способов оценки ваших видов деятельности и процессы со стороны.

4. Переконфигурация бизнес-процессов и видов деятельности

После того, как будут обнаружены проблемные участки в бизнес-процессах или видах деятельности организации, необходимо в общих чертах описать возможные решения и «встроить» их в бизнес-процесс, чтобы проверить их соответствие. Некоторые решения подойдут, другие — нет. Старайтесь учиться на каждой неудаче. Помните, что компания Sony известна своими успешными продуктами, и, тем не менее, у нее один из самых высоких уровней частоты отказов. Однако большинство из нас помнят ее успехи, а не неудачи.

После того, как будут найдены решения, которые работают, возможно, следует переконфигурировать бизнес-процессы или виды деятельности для вывода их на более высокий уровень эффективности. Это означает, что необходимо провести дополнительный анализ после перестройки бизнес-процесса.

Имейте в виду и то, что решение может сработать в отношении одного вида деятельности и не сработать в отношении другого. Используйте метод проб и ошибок для обучения, а не для обвиненийи разочарований.

5. Управление новыми переконфигурированными процессами

После того, как бизнес-процессы и виды деятельности будут усовершенствованы, возможно, придется изменить управленческие приемы поддержания таких усовершенствований. Если старые бизнес-процессы не работали, то почему должен работать старый стиль управления работой? Прогресс усовершенствованного бизнес-процесса можно отслеживать путем документального фиксирования и отражения в бухгалтерском учете экономии времени, ресурсов и рабочей нагрузки.

Шесть способов усовершенствования видов деятельности и выходных результатов

Для улучшения всей деятельности в целом руководство и работники, занятые в процессах, должны провести усовершенствование каждого бизнес-процесса. Необходимо сконцентрировать внимание на совершенствовании бизнес-процесса, поскольку акцент на ресурсах или видах деятельности может привести к недостаточной степени оптимизации. Предлагаем несколько советов на пути совершенствования бизнес-процессов и видов деятельности.