О взаимодействии поставщиков и закупщиков

Николай Шалаев, директор по развитию бизнеса компании Loftice: «Чем сложнее закупаемый сервис, тем более разносторонним должен быть подход к процессу выбора и оценке поставщика»

Современный бизнес требует все более сложных и комплексных решений, в том числе и в сфере обслуживания офиса. Это касается не только новых сервисов, начинающих набирать популярность: например, услуги ресепшена, комплексного офис-менеджмента, генерального поставщика, но также и уже сформировавшихся: услуг клининга, эксплуатации, поставки товаров для офиса и прочих. Растет качество услуг, применяются новые технологии, появляются дополнительные «удобства» для клиентов, новые подходы к обеспечению сервиса.

Чем сложнее закупаемый сервис, тем более разносторонним должен быть подход к процессу выбора и оценке поставщика. Ведь компании важно не только сократить издержки и получить высококачественный сервис, но и обеспечить непрерывность сервиса, сменяемость провайдера, адаптацию новых решений под специфику компании. При условии, что общей тенденцией на рынке остается стремление к максимально прозрачному процессу выбора поставщика и единым равным условиям для всех участников тендера, эффективный выбор превращается в многоступенчатый процесс.

Так, все большую популярность приобретает выбор поставщика на основе «открытых предложений», где процесс закупки упрощенно выглядит следующим образом:

• описание проблемы со стороны заказчика;
• предложения существующих и новых решений провайдером;
• верификация решения на применимость внутри организации;
• формирование задачи (формализованные и неформализованные требования) и ТЗ;
• проведение тендера.

Конечно, это несколько удлиняет процесс выбора, но в любом случае гораздо лучше, чем провести тендер с формализованными жесткими требованиями, а потом получить не тот результат, который ожидался.

Важно учесть, что формализация в виде регламентированной формы ценового предложения или жесткого перечня персонала, конкретной модификации товара и прочего, конечно же, существенно упрощает сравнение поставщиков, однако всегда следует оставлять возможность провайдеру предоставить альтернативное решение или дополнить предложение своим видением. Ведь часто включить в тендерное задание получается далеко не все, поэтому есть дополнительные ожидания от сервиса, и чем больше заказчик о них говорит, тем лучше конечный результат.

На что еще можно обратить внимание в процессе выбора будущего партнера? На то, что провайдер ставит во главу угла, что является во взаимодействии с вами его основным стимулом:

• увеличение объемов бизнеса с существующим клиентом или приобретение нового;
• минимизация издержек на обслуживание клиентов;
• установление долгосрочных отношений с клиентами;
• рост профессионализма за счет реализованных проектов или задач;
• минимизация рекламаций или нареканий;
• стандартизация и оптимизация процессов.

В зависимости от того, что помимо коммерческой выгоды является для провайдера важным, можно выстраивать свое общение с ним. Это также означает, что взаимодействие с будущим поставщиком начинается задолго до подписания договора.

К сожалению, иногда закупочные процедуры превращаются в игру в одни ворота, где заказчик запрашивает информацию в строго формализованной форме, провайдер ее предоставляет в указанный срок и потом не имеет ни обратной связи, ни, например, возможности предложить интересное альтернативное и новое решение.

Залогом качественного и эффективного процесса закупки может послужить принцип открытости при общении с участниками диалога, понятных критериев отбора и ожиданий заказчика от сервиса. В сфере производственных закупок в ряде компаний уже достаточно давно существует принцип информирования и согласования с ключевыми поставщиками планов производства или продаж, совместной работы с поставщиками над выпуском новой продукции с тем, чтобы обеспечить совместный рост и развитие компаний, сокращение издержек, снижение рисков недопоставки или брака. Тот же принцип можно применять и при непроизводственных закупках. Например, в офисе на следующий год планируется существенное увеличение количества рабочих мест, очевидно, что компания — поставщик мебели будет заинтересована получить эту информацию как можно раньше, чтобы скорректировать свои производственные планы, а заказчик может получить заблаговременно лучшую фиксированную цену и поставку мебели в срок.

Николай Шалаев, директор по развитию бизнеса компании «Лофтис»

Специально для журнала «Административный директор» (admdir.ru)